Émargement

Définition et contrôle

L'émargement, c'est l'action de signer un document pour attester de sa présence ou de sa participation.

Ce processus est essentiel dans le monde professionnel, que ce soit en formation ou lors d'événements. Traditionnellement effectué sur des feuilles de présence, il permettait de vérifier facilement la participation des apprenants ou des participants. Aujourd'hui, avec la dématérialisation et le travail à distance, l'émargement s'adapte aux nouvelles technologies. Nos applications modernes facilitent ce processus d'authentification, garantissant un suivi précis des présences, que ce soit en présentiel ou à distance. Découvrez comment l'émargement numérique révolutionne la gestion des formations et des événements professionnels.

Définition de l’émargement

L’émargement est l’action d’apposer une signature sur un document ou un acte. Autrement dit, émarger permet de signer un écrit pour l’attestation d’une présence, d’une réception, d’une facture. Selon le code électoral, il est indispensable de parapher une feuille d’émargement pour valider un vote. Au cours du processus de formation, la signature informe de la participation à chaque étape, jusqu’à la fin. Pour un contrat, l’émargement certifie l’engagement de chaque partie et devient une preuve légale. Il fait foi d’acceptation et possède alors une valeur juridique lors d’un recours.

Les différents types de signatures

L’action d’émarger correspond au fait d’apposer sa propre signature. La signature manuscrite est contrôlable par la présentation de documents officiels. Ainsi, au cours d’un scrutin, c’est le passeport ou la carte d’identité qui certifient le paraphe original. Pour les actes notariés ou juridiques, l’apposition d’une griffe à la marge fait toujours l’objet d’un contrôle des papiers d’identité. D’autre part, une feuille d’émargement n’a parfois pour but que de valider une présence, dans ce cas la signature importe moins que l’action. Une croix, un tampon, une main levée attestent de la participation. Celle-ci ne présente pas d’autre enjeu que celui du nombre et du respect. De l’acte juridique jusqu’à la participation à un événement, signer représente différents engagements. Le contrôle peut s’avérer indispensable ou beaucoup moins crucial.

La dématérialisation des feuilles d’émargement

Aujourd’hui, l’émargement prend d’autres formes et s’adapte aux nouvelles techniques. Pour la réception d’un colis, un écran tactile devient l’interface de votre validation. La signature électronique entre également dans le monde du code électoral français. Les actes notariés se réalisent à des kilomètres avec un émargement certifié et sécurisé. Une feuille de présence à une réunion peut être émargée sur une tablette ou un smartphone. Un grand nombre de formations s’effectuent à la maison et sont contrôlées par une preuve de connexion et la validation par étapes. Cependant, la distance pose le problème de la valeur juridique de l’émargement et de son authenticité.

Le cadre légal de l’émargement électronique

Les « moyens d’identification électroniques » sont réglementés par une loi européenne et régulés en France par l’ANSSI, agence nationale des systèmes d’information. Le règlement EIDAS propose une norme commune pour l’authentification de la signature. Elle impose des services de confiance chargés de mesurer les niveaux de garantie : faible, moyen ou élevé. En résumé, le niveau de l’émargement est certifié par un organisme agréé. Celui-ci s’étend de la signature simple à la plus qualifiée (marchés publics, actes notariés, etc.). Le processus de validation correspond à un référentiel général de sécurité RGS et s’applique aux signatures ou aux cachets électroniques.

Les enjeux de l’émargement dans la formation

Le rôle de l’émargement dans la formation professionnelle s’avère primordial dès lors que des financements publics sont en jeu et que des fraudes sont possibles. Un formateur indépendant ou des organismes de formation doivent attester de la présence des apprenants de manière sécurisée. En effet, les opérateurs de compétence OPCO ont fait face à des prestataires peu scrupuleux qui récoltaient les aides sans stagiaires réels. L’enjeu est donc d’empêcher « l’utilisation abusive et l’altération d’identité ». Intégrée dans le critère Qualiopi et tout le processus de formation en général, la signature électronique doit montrer des gages de sécurité. Chaque journée de formation validée par le formateur ou l’apprenant doit faire l’objet d’un émargement infalsifiable et certifié.

Solution d'émargement électronique pour la formation

L'émargement électronique simplifie la gestion des présences en formation. Que ce soit en présentiel ou à distance, cette méthode offre de nombreux avantages :

- Rapidité et facilité d'utilisation,
- Réduction de l'utilisation du papier,
- Sécurité renforcée des données.

Notre application, Bienvenue Formation, propose une solution complète pour les organismes de formation, les écoles, les CFA et les académies d'entreprise. Elle permet de :

- Collecter les signatures via tablette, ordinateur ou smartphone,
- Générer des feuilles d'émargement à valeur probante,
- Garantir l'authenticité des données grâce à la certification Docaposte.

Avec notre outil, les formateurs peuvent se concentrer sur la qualité de leur enseignement. Tout le processus, de l'émargement à la transmission des données, est sécurisé et conforme aux exigences légales.

Simplifiez votre gestion administrative et assurez un suivi précis des présences avec notre solution d'émargement électronique fiable et facile à utiliser.

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Solution d'émargement digital pour les événements

L'émargement digital transforme la gestion des présences lors d'événements. Que ce soit en présentiel, à distance ou en format hybride, cette méthode offre de nombreux avantages :

- Flexibilité adaptée à tous types d'événements,
- Simplification du processus d'accueil et de suivi,
- Options avancées pour des besoins variés.

Notre application, Bienvenue Event, propose une solution complète pour les organisateurs d'événements. Elle permet de :

- Gérer des émargements multiples et des sous-émargements,
- Réaliser des émargements en ligne pour tout type d'événement,
- Utiliser des QR codes pour simplifier le processus.

Principales fonctionnalités de Bienvenue Event :

Multi-émargement :

- Signatures multiples sur une même liste ou plusieurs jours,
- Validation de participation à différentes étapes (réunions, ateliers, etc.),
- Édition de rapports intermédiaires de présence,

Émargement en ligne :

- Compatible avec les événements présentiels, à distance ou hybrides,
- Lancement à distance depuis le back office,
- Envoi de liens pour validation à distance.

Utilisation de QR codes :

- Intégration dans les invitations pour un émargement facile,
- Fluidification du processus d'accueil.

Bienvenue Event offre également des fonctionnalités supplémentaires pour la gestion des retours, des alertes et l'envoi d'invitations.

Optimisez l'organisation de vos événements et assurez un suivi précis des participations avec notre solution d'émargement digital flexible et facile à utiliser.

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