La feuille de présence : un indispensable dans le parcours de formation
La feuille de présence est un outil qui permet de mesurer l’assiduité lors d’une assemblée, une réunion ou une formation. Longtemps, elle a été le seul élément papier servant à justifier une réelle participation. Aujourd’hui, elle se dématérialise et contribue à l’ensemble de la certification d’assiduité exigée par les organismes financeurs. Voici en quelques lignes, son intérêt, ses évolutions et son intégration dans des solutions comme Bienvenue Formation.
L’utilisation de la feuille de présence
La feuille de présence ou feuille d’émargement est largement utilisée dans les assemblées générales de copropriétaires, les réunions ainsi que les formations. Lors d’une assemblée générale du syndic, elle permet de déterminer le nombre de personnes présentes. Grâce à ce document, le quorum peut ainsi être calculé et les votes validés. Elle est consignée dans le procès-verbal comme documentation et justificatif. À l’occasion d’une réunion, la feuille de présence peut servir à identifier le nombre de participants et le volume de voix nécessaires pour une majorité. Pour la formation professionnelle, elle atteste de l’assiduité des apprenants et valide étape par étape la participation au processus.
Le contenu d’une feuille de présence
La feuille de présence doit comprendre les éléments essentiels liés à l’évènement. Ainsi pour une assemblée générale de copropriété ou une réunion d’actionnaires, le nombre de tantièmes ou le nombre d’actions s’avère primordial. En formation, plusieurs informations doivent être mentionnées :
Les noms des apprenants
Le lieu
La date et l’heure
Le nom du formateur
L’intitulé du module ou du stage
Le nom de l’organisme de formation.
La feuille de présence peut s’adresser à un groupe ou être émargée de manière individuelle. De plus, elle doit comporter un espace libre pour la signature des stagiaires. Certains modèles sont destinés à un paraphe à la demi-journée ou à la journée et ils peuvent aussi s’organiser par sessions.
Les feuilles de présence pour la formation
La présentation de la feuille de présence sous forme de tableau reste la plus courante, qu’elle soit individuelle ou collective. L’émargement de listes de papier génère un traitement, un archivage et une activité chronophage qui ne correspondent plus aux exigences modernes. Cependant, il est toujours possible d’imprimer un modèle de feuille de présence selon plusieurs formats.
Une feuille de présence Word s’avère facile à utiliser, mais présente l’inconvénient d’une modification du document à chaque entrée.
Une version Excel ou Sheet offre la possibilité d’intégrer des formules de calcul pour obtenir des temps de présence. Là aussi, chaque intervention modifie le document.
Un tableau présenté en PDF peut paraître plus adapté à la signature, mais présente les mêmes inconvénients à l’enregistrement.
Dans tous les cas, il faut imprimer et signer une feuille de présence papier qui présente d’autres désavantages. En effet, en plus des imprimés égarés et des paraphes qui débordent, il faut gérer les oublis et les rattraper. C’est ensuite un long processus pour obtenir l’émargement manquant. Enfin, c’est en passant par le scanner que l’on doit envoyer le document rempli.
Bienvenue Formation vous permet d’automatiser la génération de vos feuilles de présence et de les personnaliser en quelques clics.
Plus besoin de faire signer manuellement vos apprenants. Grâce à notre solution, les données et les signatures sont remplies automatiquement dans votre logiciel , vous n’aurez plus qu’à les générer de façon individuelle, collective ou par période.
La dématérialisation complète de l’attestation de présence
Aujourd’hui, la feuille de présence est devenue complètement dématérialisée. Les paraphes sont apposés sur des tablettes à l’aide d’applications dédiées ou en ligne. La collecte des informations s’opère de manière sécurisée. Ensuite, un fichier PDF certifié peut être généré pour présenter la liste d’émargement. La signature électronique devient la norme et permet des émargements à distance. La gestion, la transmission et la traçabilité s’avèrent beaucoup plus simples. À partir de simples liens de signature, les informations sont collectées pour créer une feuille de présence dématérialisée. Pour obtenir cela, notre entreprise bsoft.fr a développé des solutions qui sécurisent chaque étape du processus, jusqu’à la création d’un PDF certifié RGS. Vous disposez de feuilles de présence dématérialisées faciles à utiliser en ligne ou sur un terminal et faciles à extraire. Les oublis sont vite rattrapés avec des liens de signatures envoyés par mail. Plus de scanner, de ratures ou de feuilles égarées, tout est archivé et sécurisé.
Une contribution à l’attestation d’assiduité exigée par les OPCO
Longtemps, la feuille de présence a été le seul document nécessaire pour certifier le suivi d’une formation. Depuis le décret n° 2017-382 du 22 mars 2017, elle doit être accompagnée d’autres informations pour obtenir le « justificatif d’assiduité ». Pour compléter l’attestation de présence, l’organisme de formation doit fournir les documents justifiant de l’accompagnement et de l’évaluation. Dans tous les cas, les opérateurs de compétence sont en droit d’exiger une feuille de présence sécurisée pour valider un financement. Le versement des fonds est corrélé à la bonne dispense de la formation et à la présence effective des apprenants. La transmission de documents fiables et certifiés s’avère donc un enjeu majeur à la vie économique de la formation professionnelle.
Notre solution propose de nombreuses fonctions autour de la feuille de présence
Notre solution Bienvenue Formation garantit entre autres une signature fiable de la feuille de présence, un envoi sécurisé et des fichiers certifiés. De plus, nous pouvons créer les documents servant à obtenir l’évaluation des stagiaires ainsi que les échanges prouvant l’accompagnement. Du taux de satisfaction aux notes d’évaluation en passant par tous types de questionnaires, vous disposez de l’ensemble des éléments de l’attestation d’assiduité. Pour répondre aux nombreux besoins, nous pouvons également générer des feuilles de présence personnalisées. Elles peuvent être individuelles, collectives ou par période. Enfin, plusieurs options sont disponibles comme l’ajout de champs additionnels (texte libre, téléphone, etc.).
