Signature Dématérialisée : un indispensable de la formation
La signature dématérialisée : outil obligatoire de l'entreprise moderne et de la formation
En France et dans le monde, la dématérialisation a bouleversé les habitudes dans le domaine des échanges de documents signés. À l'image du monde de l'entreprise et du travail, la formation et les services publics ont subi cette mutation vers le traitement de la signature en ligne. Des outils sont apparus pour répondre aux exigences nouvelles en matière d'intégrité et de sécurité électronique. La fin annoncée et effective de la signature manuscrite est remplacée par une signature dématérialisée ou numérique. Tour d'horizon des contraintes, des avantages, des enjeux de sécurité et des solutions autour de la signature électronique.
Définition de la signature dématérialisée
Lorsque l'on évoque la signature dématérialisée ou signature électronique, on parle d'un processus qui permet de certifier l'identité d'une personne au bas d'un contrat ou d'un document. La signature dématérialisée doit avoir la même valeur juridique qu'une signature manuscrite lorsque le niveau de sécurité est assuré. La signature électronique doit garantir le même niveau de certification que la signature manuscrite tout en permettant au signataire, à l'entreprise ou aux services publics une dématérialisation complète.
Objectifs de la signature numérique
Pour obtenir une valeur juridique identique à la signature manuscrite, la signature électronique doit permettre la certification de l'identité du signataire et produire un document infalsifiable et non contestable. Pour cela, le processus de dématérialisation doit assurer entre autres différents éléments :
Protéger et garantir l'intégrité des données entre le signataire et l'entreprise ou l'organisme.
Assurer un niveau de sécurité qui garantit l'identité du signataire.
Garantir que le document signé électroniquement ne peut plus être modifiable.
La loi européenne eIDAS a désigné des organismes de confiance qui ont pour rôle de délivrer un certificat aux solutions garantissant la sécurité de tout le processus. Une entreprise développant des outils de signature numérique pour des documents ou des contrats doit obtenir ce certificat pour la validation juridique de son logiciel ou de sa solution.
Applications de la signature électronique
Alors que la transformation numérique éloigne les acteurs de l'entreprise, la signature dématérialisée permet de se dédouaner de la présence physique du signataire. Cette solution peut rendre de grands services dans les cas suivants : Signatures de documents entre plusieurs entreprises.
Signature d'un contrat de travail à distance
Vérification et certification d'identité entre acheteur et vendeur
Validation d'identité et de présence pour des réunions, une formation
Certificat de réception pour un acheteur
Signature numérique d'un acte notarié
Authentification des documents comptables en ligne
Etc.
Bien sûr, les niveaux de sécurité requis sont variables selon si l'on souhaite un simple émargement de présence ou la validation juridique d'un acte notarié ou d'une offre publique.
Avantages de la signature électronique par rapport à la signature manuscrite
L'intérêt évident de la signature électronique réside dans la dématérialisation de la gestion des documents. Elle apporte d'autres avantages :
Le travail de l'entreprise ou du service public est simplifié par le stockage électronique des documents sans passer par la version papier.
L'échange en ligne accélère le processus de signature de documents ou contrats
La dématérialisation offre la possibilité de réaliser des économies de temps et de déplacement
La signature électronique facilite les échanges et apporte du confort aux entreprises et aux usagers
La signature en ligne répond à la réalité du travail et de la formation à distance
Valeur juridique
La signature à distance propose plusieurs niveaux de sécurité allant du niveau simple à la signature qualifiée en passant par la signature avancée. Déjà en place dans la vie quotidienne et le monde du travail, l'utilisation de la signature électronique simple correspond au niveau de sécurité attendu pour une autorisation, la réception d'un colis, la validation d'un contrat pour un acheteur, un émargement de présence, etc. Sa valeur juridique est restreinte, mais constitue déjà une preuve d'authentification selon le droit civil. La signature avancée avec certificat qualifié est la forme la plus courante aujourd'hui. Elle intervient lorsque la vérification de l'identité doit revêtir une valeur juridique de plus haut niveau. Le certificat est délivré après une vérification de l'identité du signataire selon un processus validé par un organisme de confiance. La validation de l'identité peut être réalisée de manière physique ou par un logiciel certifié à distance. Selon le Code civil, l'équivalent juridique de la signature manuscrite est la signature électronique qualifiée. La création de cette signature équivaut au plus haut niveau de sécurité de la signature dématérialisée. Elle ajoute à la signature avancée une notion obligatoire de personne physique lors de la validation de l'identité. Cependant, la signature avancée avec certificat convient dans la plupart des cas de la vie de tous les jours.
Déroulement concret du processus de signature avancée avec certificat
La création des signatures électroniques suit presque toujours le même principe, peu importe les solutions ou les outils. Le signataire doit se connecter à l'aide d'un code personnel qui valide son identité, cela passe par le numéro de téléphone personnel, un lien sécurisé, un SMS, une notification, etc. L'entreprise ou le service se connecte également et met en ligne les documents ou contrats à signer. L'intégrité des échanges et la sécurité des données sont garanties par un organisme tiers qui bénéficie d'un certificat. Le signataire comme les entreprises émettrices peuvent obtenir un document certifié qui souvent s'accompagne de la création d'une version PDF imprimable.
La signature électronique en formation
La signature dématérialisée a apporté une solution concrète à la transition numérique dans le monde de la formation. Le processus de la plupart des organismes intègre la création d'une signature électronique. Pour cela, elles délèguent la gestion de la vérification d'identité et du recueil de la signature à des entreprises de confiance. C'est ainsi que la solution de Bsoft.fr a pu permettre d'apporter sécurité et intégrité à la signature électronique en formation. Intégrée dans un outil complet de gestion de la formation, la signature dématérialisée de Bsoft participe à la certification Qualiopi de la solution.
