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La feuille de présence de formation : un indispensable du suivi

La feuille de présence de formation est un outil qui permet de mesurer l’assiduité des stagiaires et des apprenants lors d’une formation. Utilisées également pour une assemblée ou une réunion, ces feuilles d'émargement servent aux entreprises, aux formateurs, aux organismes et à de nombreux moments dans la vie professionnelle. Longtemps, la feuille de présence papier a été le seul élément servant au contrôle d'une réelle participation. Aujourd’hui, sa dématérialisation contribue à l’ensemble de la certification d’assiduité exigée par les organismes financeurs ou OPCO. Voici en quelques lignes, l'intérêt de la feuille de présence de formation, ses évolutions et son intégration dans des solutions comme Bienvenue Formation.
émargement

L’utilisation de la feuille de présence en général

La feuille de présence ou feuille d’émargement est donc largement utilisée à l'occasion d'une assemblée générale de copropriétaires ou d'une association, lors d'une réunion professionnelle ou publique ainsi que pour les formations. Pour une assemblée générale de syndic, elle permet le contrôle et le comptage du nombre de participants. Grâce à ce document, le quorum peut ainsi être calculé et les votes validés. Elle est consignée dans le procès-verbal comme documentation et justificatif. À l’occasion d’une réunion d'association, la feuille de présence peut servir à identifier le nombre de participants et le volume de voix nécessaires pour une majorité. Pour la formation professionnelle, elle atteste de l’assiduité des apprenants et valide étape par étape la participation au cursus. La gestion de la feuille de présence et un travail attribué au formateur, à l'organisme ou à l'entreprise responsable de la réunion ou de la formation.
Animation Signature de Document : illustration animée d'une femme signant un document, avec un fond transparent et une teinte violette.

Le contenu d’une feuille de présence

La feuille de présence de formation ou de réunion doit comprendre les éléments essentiels liés à l’évènement. Ainsi pour une assemblée générale de copropriété ou une réunion d’actionnaires, le nombre de tantièmes ou le nombre d’actions s’avère primordial. En formation, plusieurs informations doivent être mentionnées :
Image d'un Point : illustration d'un point isolé, pouvant servir à marquer une partie.
Les noms des apprenants
Image d'un Point : illustration d'un point isolé, pouvant servir à marquer une partie.
Le lieu
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La date et l’heure
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Le nom du formateur
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L’intitulé du module ou du stage
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Le nom de l’organisme de formation.
La feuille de présence peut s’adresser à un groupe ou être émargée de manière individuelle. De plus, elle doit comporter un espace libre pour la signature des stagiaires. Certains modèles sont destinés à un paraphe à la demi-journée ou à la journée et ils peuvent aussi s’organiser par sessions.

La dématérialisation complète de l’attestation de présence en formation

Aujourd’hui, grâce à Bsoft, la dématérialisation de la feuille de présence est devenue complète. Les paraphes sont apposés sur des tablettes à l’aide d’applications dédiées ou en ligne. La collecte des informations à distance s’opère de manière sécurisée. Ensuite, un fichier PDF certifié peut être généré pour présenter la liste d’émargement. La signature électronique devient la norme et permet également un émargement à distance. La gestion, la transmission et la traçabilité s’avèrent beaucoup plus simples. À partir de simples liens de signature, les informations sont collectées pour créer une feuille de présence dématérialisée. Pour obtenir cela, notre entreprise Bsoft.fr a développé des solutions qui sécurisent chaque étape du processus, jusqu’à la création d’un PDF certifié RGS. Vous profitez de la dématérialisation des feuilles de présence qui deviennent faciles à utiliser en ligne ou sur un terminal et faciles à extraire. Les oublis sont vite rattrapés avec des liens de signatures envoyés par mail. Plus de scanner, de ratures ou de feuilles égarées, tout est archivé et sécurisé.

Un accès à distance pour le stagiaire et le formateur

La dématérialisation de l'émargement et du contrôle de la présence en formation autorise une connexion à distance sur notre application. Le stagiaire comme les formateurs disposent d'accès sécurisés soit par un code soit à travers un identifiant. Dès lors que le code est renseigné, chaque stagiaire peut remplir sa feuille de présence numérique tout au long de la formation. Cet accès à distance facilite évidemment le contrôle de la part des organismes ou des entreprises.
Pour en savoir plus sur l'émargement à distance
L'émargement de la feuille de présence de formation en présentiel reste toujours d'actualité. 
En effet, dans le cadre d'une formation, il est possible de réaliser un contrôle de présence sur l'interface du formateur ou l'application du stagiaire. À condition que ceux-ci utilisent un équipement numérique adapté.

Les feuilles de présence pour la formation


La présentation de la feuille de présence sous forme de tableau reste la plus courante, qu’elle soit individuelle ou collective. L’émargement de listes de papier génère une gestion, un traitement, un archivage et un travail chronophage qui ne correspondent plus aux exigences modernes. Aujourd'hui, il est toujours possible de télécharger et d’imprimer un modèle de feuille de présence au format word, excel ou Pdf. Une feuille de présence Word s’avère facile à utiliser, mais présente l’inconvénient d’une modification du document à chaque entrée. Une version Excel ou Sheet offre la possibilité d’intégrer des formules de calcul pour obtenir des temps de présence. Là aussi, chaque intervention modifie le document. Un tableau présenté en PDF peut paraître plus adapté à la signature, mais présente les mêmes inconvénients à l’enregistrement. 

Gestion des feuilles de présence de formation

Dans tous les cas exposés ci-dessus, il faut passer par l’expression du modèle puis l'émargement d'une feuille de présence papier. Ce procédé présente d’autres inconvénients. En effet, en plus des imprimés égarés et des paraphes qui débordent, il y a un gros travail de gestion des oublis et de rattrapage. C’est ensuite un long processus pour obtenir l’émargement manquant. Enfin, c’est en passant par le scanner que l’on doit envoyer le document rempli. Que ce soit pour un formateur indépendant ou un organisme professionnel, ce travail de récupération des documents et de contrôle serévèle fastidieux et peu fiable.
Illustration mettant en scène une forte activité de formation sur l'application Bienvenue Formation de Bsoft, soulignant l'engagement et l'efficacité de la plateforme dans le processus d'apprentissage.

La feuille de présence de formation en version numérique

La dématérialisation de la feuille de présence de formation en version électronique apporte efficacité, gain de temps et facilité de gestion. Bienvenue Formation vous permet d’automatiser la génération de vos feuilles de présence et de les personnaliser en quelques clics. Plus besoin de faire signer manuellement vos apprenants. Grâce à notre solution, les données et les signatures sont remplies automatiquement dans votre logiciel, vous n’aurez plus qu’à les générer de façon individuelle, collective ou par période. Ceci peut permettre de réduire la charge de travail des formateurs et de leur éviter de porter toute la charge de la gestion auprès des stagiaires. Il ne s'agit plus de télécharger des modèles mais bien d'interagir à distance sur une version numérique de la feuille de présence de formation.

Une contribution à l’attestation d’assiduité exigée par les OPCO

Longtemps, la feuille de présence a été le seul document nécessaire pour certifier le suivi d’une formation. Depuis le décret n° 2017-382 du 22 mars 2017, elle doit être accompagnée d’autres informations pour obtenir le « justificatif d’assiduité ». Pour compléter l’attestation de présence, l’organisme de formation doit fournir les documents justifiant de l’accompagnement et de l’évaluation. Dans tous les cas, les opérateurs de compétence (OPCO) sont en droit d’exiger une feuille de présence sécurisée pour valider un financement. Le versement des fonds est corrélé à la bonne dispense de la formation et à la présence effective des apprenants. La transmission de documents fiables et certifiés s’avère donc un enjeu majeur à la vie économique de la formation professionnelle. Bsoft propose l'association de la création de documents à valeur juridique ainsi que de tous les justificatifs utiles à la formation professionnelle.

Notre solution propose de nombreuses fonctions autour de la feuille de présence

Dans le cadre de sa recherche d'une solution numérique complète, Bienvenue Formation garantit entre autres une signature fiable de la feuille de présence, un envoi sécurisé et des fichiers certifiés. De plus, nous pouvons créer les documents servant à obtenir l’évaluation des stagiaires ainsi que les échanges prouvant l’accompagnement. Du taux de satisfaction aux notes d’évaluation en passant par tous types de questionnaires, vous disposez de l’ensemble des éléments de l’attestation d’assiduité. Pour répondre aux nombreux besoins, nous pouvons également générer des feuilles de présence personnalisées. Elles peuvent être individuelles, collectives ou par période. Enfin, plusieurs options sont disponibles comme l’ajout de champs additionnels (texte libre, téléphone, etc.).

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