Émargement : définition et contrôle

Le terme d’émargement est employé dans de nombreux métiers et tout au long de notre vie professionnelle et sociale. Autrefois facile à contrôler avec l’apposition d’un sceau et la présence des participants, il devient plus complexe avec la dématérialisation et la distance. Aujourd’hui, l’émargement s’adapte aux techniques modernes de communication et au télétravail. Découvrez ses enjeux et le rôle de nos applications dans ce processus d’authentification.
Image d'une bulle décorative d'émargement pour le site bsoft

Définition de l’émargement

L’émargement est l’action d’apposer une signature sur un document ou un acte. Autrement dit, émarger permet de signer un écrit pour l’attestation d’une présence, d’une réception, d’une facture. Selon le code électoral, il est indispensable de parapher une feuille d’émargement pour valider un vote. Au cours du processus de formation, la signature informe de la participation à chaque étape, jusqu’à la fin. Pour un contrat, l’émargement certifie l’engagement de chaque partie et devient une preuve légale. Il fait foi d’acceptation et possède alors une valeur juridique lors d’un recours.

Les différents types de signatures

L’action d’émarger correspond au fait d’apposer sa propre signature. La signature manuscrite est contrôlable par la présentation de documents officiels. Ainsi, au cours d’un scrutin, c’est le passeport ou la carte d’identité qui certifient le paraphe original. Pour les actes notariés ou juridiques, l’apposition d’une griffe à la marge fait toujours l’objet d’un contrôle des papiers d’identité. D’autre part, une feuille d’émargement n’a parfois pour but que de valider une présence, dans ce cas la signature importe moins que l’action. Une croix, un tampon, une main levée attestent de la participation. Celle-ci ne présente pas d’autre enjeu que celui du nombre et du respect. De l’acte juridique jusqu’à la participation à un événement, signer représente différents engagements. Le contrôle peut s’avérer indispensable ou beaucoup moins crucial.

La dématérialisation des feuilles d’émargement

Aujourd’hui, l’émargement prend d’autres formes et s’adapte aux nouvelles techniques. Pour la réception d’un colis, un écran tactile devient l’interface de votre validation. La signature électronique entre également dans le monde du code électoral français. Les actes notariés se réalisent à des kilomètres avec un émargement certifié et sécurisé. Une feuille de présence à une réunion peut être émargée sur une tablette ou un smartphone. Un grand nombre de formations s’effectuent à la maison et sont contrôlées par une preuve de connexion et la validation par étapes. Cependant, la distance pose le problème de la valeur juridique de l’émargement et de son authenticité.
Je dématérialise mes feuilles d'émargement

Le cadre légal de l’émargement électronique

Les « moyens d’identification électroniques » sont réglementés par une loi européenne et régulés en France par l’ANSSI, agence nationale des systèmes d’information. Le règlement EIDAS propose une norme commune pour l’authentification de la signature. Elle impose des services de confiance chargés de mesurer les niveaux de garantie : faible, moyen ou élevé. En résumé, le niveau de l’émargement est certifié par un organisme agréé. Celui-ci s’étend de la signature simple à la plus qualifiée (marchés publics, actes notariés, etc.). Le processus de validation correspond à un référentiel général de sécurité RGS et s’applique aux signatures ou aux cachets électroniques.

Les enjeux de l’émargement dans la formation

Le rôle de l’émargement dans la formation professionnelle s’avère primordial dès lors que des financements publics sont en jeu et que des fraudes sont possibles. Un formateur indépendant ou des organismes de formation doivent attester de la présence des apprenants de manière sécurisée. En effet, les opérateurs de compétence OPCO ont fait face à des prestataires peu scrupuleux qui récoltaient les aides sans stagiaires réels. L’enjeu est donc d’empêcher « l’utilisation abusive et l’altération d’identité ». Intégrée dans le critère Qualiopi et tout le processus de formation en général, la signature électronique doit montrer des gages de sécurité. Chaque journée de formation validée par le formateur ou l’apprenant doit faire l’objet d’un émargement infalsifiable et certifié.

Bienvenue formation : une solution d’émargement digital sécurisée

Aujourd’hui, que ce soit en présentiel ou à distance, les feuilles de présence sont émargées de manière électronique. En plus du confort et de la rapidité, cela évite l’utilisation excessive du papier. Parapher une liste de présence s’opère au travers d’une interface du type tablette, ordinateur ou smartphone. Pour permettre aux organismes de formation de se concentrer sur les critères de qualité de leur prestation, nous mettons à leur disposition un outil sécurisé. L’application Bienvenue Formation offre la possibilité, entre autres, d’obtenir une feuille d’émargement à valeur probante. Ce certificat délivré par un service de confiance (Docaposte) nous permet de garantir tout le processus d’authentification. Que ce soit à travers notre application mobile ou via la solution web, les formateurs disposent d’un outil complètement certifié. De l’émargement à la transmission nous garantissons la réalisation de ces étapes en toute quiétude.
Logo de l'application Bienvenue Formation, bsoft.fr

L’émargement digital au service de nombreux événements

La digitalisation des événements et de l’organisation donne l’opportunité de procéder à un émargement numérique. Qu’il s’agisse d’une manifestation ou d’une réunion à distance, la validation de la présence nécessite un outil. Nous proposons une application dédiée, Bienvenue Event, qui s’adapte au format de votre événement. Qu’il soit présentiel à distance ou qu’il combine les deux vous disposez de solutions pour votre émargement digital.

Vous bénéficiez par exemple d’options pour un multi émargement :

- Des émargements multiples ou des sous émargements pour une même journée ou sur plusieurs jours. Ainsi vous pouvez valider la participation à des réunions préparatoires, à des ateliers puis à la manifestation.
- La possibilité de signatures multiples avec une même liste de participants
- L’édition de rapports intermédiaires de présence pour toutes les étapes

Vous disposez également d’un émargement en ligne :

- En présentiel, à distance ou hybride en fonction de votre type d’événement
- Lancement de l’émargement à distance depuis le back office
- Envoi d’un lien pour une validation à distance

Vous pouvez utiliser un QR code :

- Un QR intégré dans l’invitation qui permet d’émarger facilement
- Un émargement simplifié et plus fluide lors de l’accueil

Les autres fonctionnalités sont multiples et répondent aux besoins de retours, d’alertes ou d’envoi d’invitations.

Logo de l'application Bienvenue Event, bsoft.fr

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Quelques soient vos contraintes, pour vos formations distancielles et présentielles, nous avons une solution pour vous accompagner.

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