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Émargement à distance : le digital simplifie vos formations

La formation en présentiel cède de plus en plus la place aux formations à distance et implique d'utiliser de nouveaux outils. La signature papier subit la dématérialisation et est remplacée par sa version électronique. L'émargement en ligne est une réponse adaptée aux besoins des organismes, des participants et de l'entreprise. En effet, une formation à distance nécessite de faire émarger vos apprenants d'une manière numérique pour attester de leur présence. Bienvenue Formation vous propose 5 modes d’émargement à distance, vos formateurs pourront choisir l'outil et le support de leur choix, adapté à la situation et aux stagiaires.

Émargement à distance : nos 5 outils

smartphone

Émargement par Smartphone ou Tablette

Le formateur envoie un contrôle de présence sur l'application stagiaire qui réalise un émargement à distance. 
Depuis l'application formateur, les formateurs réalisent un appel de présence, que la formation soit en ligne ou en présentiel. Les participants ou stagiaires reçoivent automatiquement une notification sur l'interface de l'application stagiaire.  L'accès à l'outil peut être réalisé à partir d'un smartphone ou d'une tablette. Au long de la formation, le formateur indique aux apprenants le moment pour émarger ou réaliser une signature numérique.
mail

Émargements par mail

L’émargement digital via l’envoi d'un courrier électronique ou email.
L'outil de connexion peut être un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Le formateur se connecte via la web app ou l’application formateur et envoie un email de signature aux stagiaires connectés à distance. Les stagiaires reçoivent un lien par messagerie numérique et les signatures sont réalisées en quelques secondes.

Émargement par géolocalisation

Permettre aux participants d'émarger par géolocalisation. Notre solution d'émargement à distance permet la mise en place d'une validation de la présence du participant par géolocalisation, si celui-ci l'accepte. Cette signature numérique répond aux critères de sécurité et de confidentialité nécessaires et obligatoires dans le cas de la géolocalisation.
Un participant peut refuser ce type de signature. Dans ce cas, il a la possibilité de réaliser un émargement sur la tablette du formateur ou par un autre mode électronique mis à sa disposition.
qrcode

Signature par QR code

L'émargement via un lien collectif ou QR code. Que la formation soit en ligne ou présentielle, nous donnons la possibilité au formateur d'envoyer un lien collectif aux stagiaires ou de communiquer un QR Code d'émargement. Les apprenants peuvent scanner ce QR code pour émarger ou les signatures peuvent être recueillies par le lien cliquable ou copiable.
microsoft teams

Émargement par Microsoft teams ou ERP

Émarger via Microsoft Teams ou les outils de gestion intégrée de votre entreprise que vous utilisez tous les jours. Gagnez 2x plus de temps en intégrant notre outil d'émargement numérique et de gestion de formation dans vos logiciels d'entreprise et ERP du quotidien. Choisissez parmi une centaine d’applications et ERP du marché, de la synchronisation de planning à l’émargement collectif via Teams, Zoom et de nombreuses autres.
Parcourir 100+ intégrations

Générez vos documents de formation en quelques clics et exportez-les à tout moment

feuille de présence

La feuille de présence

Les feuilles de présence générées par Bienvenue Formation sont entièrement personnalisables, vous pouvez ajouter votre logo, vos coordonnées, et n'importe quelles autres informations sur l'en-tête de la feuille.

Grâce à notre solution, vos feuilles de présence sont remplies automatiquement avec les signatures de vos apprenants. Vous pouvez générer vos documents en quelques secondes seulement, depuis votre espace formateur ou gestionnaire. La gestion dématérialisée de la personnalisation et de l'émargement réduit considérablement le temps consacré à cette étape.

Dématérialiser mes feuilles de présences

Le certificat de réalisation et l'attestation de présence

Avec Bienvenue Formation vous n'avez plus besoin de remplir manuellement chaque document et de les signer un par un. Notre solution vous permet de décharger vos équipes administratives et vous apporte un gain de temps inestimable. Vous pouvez générer vos certificats de réalisation et attestations de présence en quelques clics et les transmettre instantanément à vos apprenants.

En plus de supprimer vos tâches chronophage, Bienvenue Formation vous permet de signer électroniquement l'ensemble de vos documents. Ceci vous permet également de générer des certificats de réalisation officiels suivant le modèle du ministère du Travail ainsi que des attestations de présence.

Ces modèles sont entièrement personnalisables et vous permettent de répondre aux exigences des différents acteurs comme Pôle Emploi et vous aident à répondre aux critères Qualiopi pour certifier votre organisme. Pour la gestion des documents obligatoires, vous pouvez joindre l'attestation de présence et le certificat à l'évaluation de compétences et aux questionnaires requis de manière complètement dématérialisée.
certificat de réalisation et attestation de présence

Les bénéfices métiers de l'émargement à distance

Un gain significatif de productivité, avec une recherche plus rapide et es dossiers papier moins encombrants
La suppression des tâches chronophages (simplification des actes métiers)
La fiabilisation de l’émargement (détection électronique des anomalies, moindres falsifications)
Un gain de temps et une accélération sur la durée des traitements administratifs
L’amélioration de la réactivité de l’organisme de formation vis-à-vis de l'entreprise ou du financeur
Testez notre solution

Les solutions d'émargement à distance dans le détail

L'application formateur

Que ce soit en e-learning ou pour une formation en salle, le formateur dispose d'outils d'émargement numérique qui s'adaptent aux participants et à la situation. Les formateurs disposent d'une liste des apprenants et peuvent soit réaliser un appel stagiaire par stagiaire soit proposer un lien collectif.  En ligne, le participant peut répondre à l'appel de présence chaque fois qu'il y est invité par une signature dématérialisée mise à sa disposition (tablette, smartphone, QR Code, lien collectif). Il peut même utiliser votre outil de gestion intégré (ERP) pour faire appel aux émargements. En salle et selon la taille de l'auditoire, le formateur peut proposer un émargement par QR Code, géolocalisation, lien collectif et peut même permettre aux participants d'émarger sur l'application formateur.  Notre solution inclut une connexion SSO qui peut être mise en place pour augmenter le niveau de sécurité et de fiabilité des émargements.

L'application stagiaire

Les apprenants disposent des différents outils pour répondre à l'appel de présence sans passer par la feuille et le format papier. La signature numérique à distance s'effectue soit par la validation au travers d'un QR Code, par un lien collectif, par la réponse à un mail ou par l'utilisation de l'interface. L'intégration de notre application d'émargement à distance dans vos outils de tous les jours peut même faciliter encore plus la gestion du suivi et la génération des documents. Là aussi, une authentification par connexion SSO offre la possibilité d'augmenter la fiabilité et la sécurité des signatures. En présentiel, le stagiaire peut accepter l'option géolocalisation ce qui permet une dématérialisation encore plus poussée de l'émargement. Pour respecter la volonté du participant et protéger sa vie privée, les options d'émargement sur tablette ou smartphone restent disponibles.

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