La feuille d'émargement de formation est un document indispensable qui valide la présence des stagiaires ou des participants. Elle représente une étape obligatoire de la formation et est utile à la fois au formateur, à l'apprenant, à l’organisme financeur (OPCO). Ces feuilles de présence présentent un enjeu important de la gestion administrative et économique et professionnelle de la formation. Aujourd’hui, la réalité du travail à distance ou de la formation en ligne pousse la feuille d’émargement papier à évoluer. La dématérialisation de la signature répond entre autres aux exigences des organismes, des entreprises, des formateurs et des participants. Découvrez également comment Bienvenue Formation propose des solutions complètes avec notamment une feuille d'émargement de formation à remplir en ligne.
L’intérêt de la feuille d’émargement pour les stagiaires
Avec le compte personnel de formation CPF, le stagiaire est de plus en plus impliqué dans le processus de la formation professionnelle. Que ce soit au titre du DIF (droit individuel) ou du CIF (congé individuel) le participant doit justifier de sa présence physique ou en ligne. La signature des participants permet d’obtenir le financement pour lequel ils se sont engagés. Cette preuve peut également justifier d’absences au travail ou d’un déplacement. C'est donc un véritable outil de contrôle qui permet de valider les présences aux formations avec une précision à l'heure, pendant la demi-journée. La feuille d’émargement de formation devient alors le sésame qui valide l’obtention de fonds ou le maintien du salaire.
L’enjeu de l’émargement pour l’organisme de formation
Le rôle de l’émargement revient en priorité au prestataire, qu'il soit indépendant, universitaire ou membre d'un organisme de formation professionnelle. Chaque acteur de la formation doit rendre des comptes et fournir des données certifiées et vérifiables. Celles-ci doivent justifier auprès des entreprises et des OPCO (opérateurs de compétence) de la bonne tenue de la session, mais aussi de la présence réelle des participants et de la qualité du cours ou de l'enseignement. La feuille à signer doit comprendre des informations de lieu, de date, le nom des participants, le nom du formateur, l’intitulé du stage et le nom de l’organisme. Le Code du travail prévoit entre autres des signatures apposées sur des feuilles d'émargement produites à la fin des formations.
Les attentes des organismes de compétences pour le financement
Les feuilles de présence obligatoires sont devenues un des critères de versement de fonds pour les formations au même titre que l’accompagnement ou le suivi. Intégrées dans le label Qualiopi comme d’autres étapes indispensables, elles doivent répondre à des besoins de garantie. Jusqu'à présent la transmission par scanner faisait foi et demeure l’une des conditions au financement, mais ce n’est plus la seule. La gestion de la formation et la libération de fonds publics ou d’opérateurs financiers dépendent toujours de la bonne tenue de la feuille d'émargement, mais aussi de la qualité des enseignements. Heureusement, aujourd'hui les OPCO acceptent que ces informations et les signatures soient dématérialisées à condition qu'elles soient certifiées et protégées.
La dématérialisation des feuilles d'émargement et la valeur probante
Tout organisme de formation possède un modèle de liste à imprimer sur papier destiné à recevoir le paraphe des apprenants. Celui-ci intègre au minimum les noms et emplacements pour la signature. Ces modèles de tableaux en format Excel ou Word sont encore nombreux, mais tendent à disparaître au profit de la feuille d’émargement de formation dématérialisée. Celle-ci offre l’avantage de ne plus avoir de papier égaré ou raturé. La dématérialisation des feuilles d’émargement offre bien d’autres possibilités.
La signature électronique ou en ligne
Une action individuelle ou collective à distance
Les formateurs exerçant en distanciel peuvent envoyer un lien permettant de parapher la feuille d’émargement.
Etc.
Cependant, la loi sur le Code du travail et l’action de formation professionnelle encadre le mode de transmission et exige des gages de sécurité. La valeur probante ou juridique par exemple n'est obtenue qu'après certification du créateur de la solution. C'est le cas pour bsoft.fr.
Des solutions d’émargement sécurisées pour la formation
Depuis plusieurs années, bsoft.fr a créé "Bienvenue Formation" une solution de gestion de la formation vous permettant de gérer automatiquement vos feuilles d’émargement en ligne, vous n’avez plus besoin de les remplir manuellement et de perdre du temps à les scanner à chaque modification. Bienvenue Formation vous propose une version électronique avec de nombreuses options :
Signature en présentiel sur un appareil du formateur
Une possibilité de piloter l’émargement à distance avec un tableau de bord, des indicateurs et des alertes
Une feuille de présence signée à la réception d’un mail automatisé ou non
Utilisation d’une application stagiaire
Authentification par SSO
Intégration de la géolocalisation
Ainsi, l’organisme dispensateur peut générer une feuille d’émargement de la formation et procéder à une transmission électronique à tous les acteurs. Bien sûr, nos solutions possèdent tous les certificats (RGS) et les labels (Qualiopi) qui justifient de l’authenticité des documents envoyés.
